En raison du développement des outils digitaux, les entreprises numérisent de plus en plus leurs processus RH. La crise du covid-19 a d’ailleurs accélérée celle-ci. Certaines disposent d’outils qui centralisent la gestion de la paie, la gestion des temps, gèrent les demandes de congés, les notes de frais ainsi que les évaluations de performance et bien d’autres. Ces outils leur offrent un gain de temps considérable et améliorent leur efficacité et rendent leurs collaborateurs plus autonomes et épanouis.
Les RH au cœur de la stratégie de l’entreprise
La digitalisation des RH, c’est d’abord la digitalisation des missions RH.
Nombre de missions des équipes travaillant dans la fonction Ressources Humaines basculent dans une gestion digitalisée :
- Administration du personnel : dossier du personnel, congés payés, absences, plannings, suivi des temps, notes de frais, etc.
- Recrutement : annonces et réseaux en ligne, marque employeur, e-réputation, marketing RH, etc.
- Formation : e-learning, MOOC, suivi des compétences, etc.
Une approche digitale qui fait gagner du temps
Les tâches administratives les plus chronophages sont automatisées, ce qui permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
La digitalisation des RH, c’est donc aussi l’opportunité pour les praticiens RH de se concentrer l’essentiel de leurs missions : Donner du sens au travail aux équipes.
La digitalisation RH pour accompagner les collaborateurs
C’est un des principaux enjeux de la fonction RH dans la digitalisation : faire face aux évolutions des modes de travail et des attentes des salariés. Qualité de vie au travail, bien-être, mobilité, télétravail… sont les nouvelles aspirations des salariés, qui souhaitent une expérience collaborateur plus forte et tout aussi bénéfique pour l’entreprise. Un challenge auquel les RH font face, et où la digitalisation leur apporte des outils de plus en plus adaptés, mais aussi de nouvelles tendances.
Intelligence artificielle, digitalisation des métiers, employee advocacy, travail nomade, … la digitalisation RH couvre de nombreuses thématiques, bien au-delà de la dématérialisation des bulletins de paie. Ces thématiques prennent la forme de pratiques et d’outils digitaux : coffre-fort numérique, workflow et rappel automatiques, tableaux de bord…. la liste est longue.
La fonction RH profite donc pleinement de la digitalisation en automatisant ses processus administratifs et en proposant aux collaborateurs une nouvelle expérience numérique de leur environnement de travail.
La digitalisation RH pour mieux s’adapter aux changements de méthodes de travail
La crise sanitaire occasionnée par le COVID-19, a été (et reste) une période complexe à gérer pour les RH, avec des changements organisationnels d’ampleur : organisation du télétravail, du management à distance, de la gestion des heures en activité partielle… Autant de sujets qui requièrent une attention et une organisation exceptionnelle de la part des différents services.
Dans ce contexte, pour soulager leurs efforts assez tumultueux, certains RH ont davantage eu recours à des SIRH (Système d’information des ressources humaines) qui ont permis :
- De suivre et valider les demandes de télétravail, et de respecter les seuils de présence au bureau
- De gérer les congés imposés et chômage partiel (pose, validation, planning)
- De suivre les nombre d’heures d’activité partielle (et éviter des problèmes en cas de contrôle)
- De transmettre par mail les bulletins de salaire
- De garantir le bien-être des collaborateurs, et de s’assurer au quotidien du moral des équipes
Les solutions digitales RH permettent ainsi aux managers de gérer plus facilement leurs équipes à distance, aux collaborateurs de télétravailler plus sereinement, et aux RH de mieux centraliser les informations importantes.
Le ROI de la digitalisation RH
Digitaliser ses RH, cela veut dire s’équiper d’un outil (un SIRH par exemple) qui va nécessiter un investissement pour l’entreprise. Mais quel est le ROI de la digitalisation ? Quels bénéfices peut-on attendre d’un SIRH ?
En digitalisant les processus RH, comme nous l’avons vu plus haut, le service RH gagne du temps sur les tâches les plus courantes (et le temps, c’est de l’argent). Moins de temps passé sur le traitement et la saisie de données, moins d’erreurs, sans parler d’économies papier grâce à la dématérialisation des documents RH du quotidien. Du temps gagné qui sera consacré à des missions à plus haute valeur ajoutée.
Digitaliser ses RH permet également de réinternaliser des fonctions jusqu’alors externalisées par votre entreprise comme la préparation de la paie par exemple.
Mais la digitalisation RH c’est aussi de nombreux bénéfices cachés. La digitalisation contribue à créer une meilleure expérience collaborateur, à améliorer la qualité de vie au travail et in fine la performance de vos collaborateurs. Les salariés passent moins de temps sur les tâches administratives du quotidien (rebarbatives) et bénéficient d’un accès facilité à l’information.
Une digitalisation qui tend vers la responsabilisation des entreprises
Et oui, qui dit digitalisation des outils dit moins de paperasse et donc moins de production de déchets, plus de concentration sur les tâches à forte valeur ajoutée et une amélioration de la relation client. On vous explique pourquoi et comment :
Je supprime le papier : je fais le premier pas dans ma démarche RSE
La suppression du papier est la première étape vers la dématérialisation et s’intègre plus que jamais dans la politique RSE des entreprises.
Selon l’ADEME, un salarié français consomme en moyenne 70 à 85 kg de papier par an.
1 kg de papier consomme 2 kg de bois et jusqu’à 60 litres d’eau. Produire une feuille de papier A4 consomme en moyenne 5 litres d’eau.
Une telle consommation de papier a un impact majeur sur l’environnement et engendre des dépenses significatives. Par ailleurs, le papier présente de nombreux inconvénients comme nous avons pu le constater lors du confinement de la crise du Covid-19 où il était compliqué de partager et communiquer des informations. Onéreux, les processus papier sont difficiles à intégrer aux workflows et engendrent des risques de sécurité.
Toujours selon l’ADEME, une entreprise d’une centaine de salariés dépense chaque semaine entre 10000 et 25000 euros uniquement pour sa consommation interne de papier et l’entretien du matériel.
La suppression du papier entraine logiquement un gain de temps de travail pour vos collaborateurs. Votre équipe est plus réactive, et se concentre sur des tâches à plus forte valeur ajoutée en passant moins de temps au photocopieur. Toutes les tâches chronophages et les coûts liés à la gestion du papier disparaissent : approvisionnement en fournitures, mise sous pli, affranchissement, déplacement lié au circuit du document, stockage, …
Selon le PNUE, il y a en moyenne 70 kg de papier économisé par an et par entreprise avec la dématérialisation sachant qu’en temps normal, seul 25 % du papier est recyclé.
Sans papier, vous renforcez la sécurité et la traçabilité de l’information, améliorez l’efficacité dans la gestion de vos documents, économisez de l’argent, gagnez de l’espace sur votre lieu de travail, mettez en place sereinement votre organisation de télétravail et réduisez votre impact environnemental !
Je (re) centre l’expertise de mon équipe sur des tâches à forte valeur ajoutée
La dématérialisation permet d’améliorer l’efficacité opérationnelle de l’entreprise. D’après France Stratégie, la RSE procure un gain de performance de l’ordre de 13 % par rapport aux entreprises qui ne le font pas, en particulier quand elle relève de l’ordre de l’initiative volontaire.
Le traitement des factures implique de nombreuses tâches répétitives liées au flux papier associé (impression, mis sous pli, envoi, classement, validation, mise en paiement, relances, gestions des litiges, archivage etc.).
La dématérialisation des factures permet d’automatiser tous ces process et génère ainsi un gain de temps notable qui sera reporté sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Gage d’efficacité, elle permet ainsi d’accroître la productivité, en permettant à vos collaborateurs de se recentrer sur leur cœur de métier, en délaissant peu à peu les tâches répétitives chronophages. Vos équipes sont plus efficaces et les collaborateurs sont valorisés.
La dématérialisation fluidifie toute la chaîne de facturation : circulation des documents, circuit d’approbation, validation, mise en paiement, archivage et traçabilité des données. Autant de process qui vont faciliter le travail entre les collaborateurs au sein d’une même entreprise, répondre aux enjeux d’organisation de travail des équipes qui en ont la charge et contribuer à l’accélération de leur traitement.
La circulation des informations est, elle aussi, fluidifiée. Digitaliser ses processus permet de simplifier et fiabiliser les transmissions de flux, et ainsi d’augmenter la coopération et l’échange d’informations entre les équipes, départements et collaborateurs de l’entreprise. Tous vos documents sont visibles et disponibles en temps réel pour l’ensemble de vos utilisateurs via un outil collaboratif simple et sécurisé.
Pour faire simple, la digitalisation permet des échanges simplifiés entre les différentes parties prenantes, pour une efficacité collective renforcée !
J’améliore les relations dans mon écosystème clients / fournisseurs
Aujourd’hui encore, beaucoup d’entreprises négligent leurs relations avec leurs fournisseurs. Un manque d’attention encore trop sous-estimé. Non seulement les retards de paiement détériorent les rapports entre les parties, mais ils peuvent, à terme, conduire à la faillite : les « factures en retard » seraient à l’origine de 25 % de faillites d’entreprises, selon Patrick Pelouzet, médiateur national des relations interentreprises.
En 2021, le respect des délais de paiement est une partie intégrante de la RSE d’une entreprise, intronisée par plusieurs articles de lois :
- L’article L225-102-4 de la Loi Sapin II, qui préconise un plan de vigilance consistant à vérifier que tous les sous-traitants et fournisseurs, respectent « les droits humains et les libertés fondamentales, la santé et la sécurité des personnes ainsi que l’environnement ».«
- La Loi de Modernisation de l’Économie (LME) de 2008 qui encadre les principes d’amélioration des délais de paiement, avec notamment un délai de règlement maximum unique entre entreprises qui est de 60 jours à compter de la date d’émission de la facture.
L’automatisation et l’intégration des factures dématérialisées dans vos outils métiers permettent de limiter les risques liés aux erreurs de saisie et à la fraude, et de bénéficier d’une meilleure sécurité pour une satisfaction client optimale. Un réseau de dématérialisation profite à l’ensemble des partenaires, clients et fournisseurs, les uns avec les autres et non les uns indépendamment des autres, car la digitalisation permet de s’appuyer sur des outils collaboratifs pour faciliter la relation clients/fournisseurs et la performance organisationnelle.
Parfait MOUTSINGA
Consultant Formateur RH, QVT, & Transition Professionnelle
Membre de l’institut International de l’audit social